새 직장 적응하기: 관찰, 그리고 자동화

• 직종이나 업무 분야에 따라 업무 환경은 무척이나 다르다. 예를 들면, 업무의 절반 이상이 고객의 전화나 메일을 처리하는 일인 경우도 있고, 낮에 외근이 많은 직업을 가진 사람도 있을 것이다. 이직 등으로 인해 이전과는 다른 새로운 업무 환경에 내가 적응하는 방법은, 일단 관찰하는 것이다. 한 때는 주제넘게도(!) 일주일 정도 극히 피상적인 수준의 관찰을 마치고, 판단하고 시도하던 시절도 있었다. 하지만 몇번의 이직을 거친 지금은, 일단 긴 호흡으로 동료들의 업무를 관찰하는 것만큼 새로운 업무 환경에서 자리 잡아가는 방법으로는 최선의 전략이라는 생각이 든다.

• 내가 현재 직장으로 이직했을 때, 업무 환경을 관찰해서 큰 차이를 발견한 것은 바로 이메일 활용법이다. 한 공간에서 같이 일하는 회사의 경우, 의견 수렴이 오프라인으로 자연스럽게 이루어 지고 팀내의 정보 공유도 수월하지만, 전세계 각지에서 일하는 동료들과의 커뮤니케이션 수단은 이메일, 화상 회의, 그리고 메신저 정도이다.
• 내가 관찰해보니, 지금 직장은 효율 적이면서 생산적인 커뮤니케이션을 위해서 이메일을 잘 활용해야겠다는 생각이 들었다. 세계 각지의 여러 수신자를 가진 이메일을 매개체로 기본적인 의사 결정이 이루어지는 것은 물론, 여러 사람의 손을 거치며 더 좋은 아이디어가 나타나기도 했다. 또 보다 적극적인 리액션이 필요한것 같았다.

• 상대방의 호의에 적극적으로 감사를 표하며, 누군가가 나의 업적에 의문을 제기하거나, 어딘지 불투명하거나 막연한 불평 이 있다면, 적극적으로 증거를 제시하면서 해명해야 한다는 것이다. 심지어는, 내가 답하지 않는것으로 그것을 ‘인정’하는 것이 되어버리는 경우도 있었다.
• 재택근무를 하거나 먼 해외에 있는 동료들과 오해가 생기지 않게 하는 것도 중요하고, 시 시비비는 분명히 메일에 모두 그 내용이 남겨져야 한다. 심지어는 전화로 해결을 했더라도, 다시 한번 이메일로 정리하는 것도 지금 직장에서는 매우 중요하다.

 

• 이렇게 새 업무 환경에 적응이 끝나고, 이젠 한 손으로도(?) 일할 수 있다고 판단이 설 때 내가 제일 먼저 하는 일은 업무를 자동화하려고 시도하는 것이다. 기계적으로 처리해도 될만한 업무를 자동화 해 보거나, 혹은 그것을 자동화하려고 정의해 보고 이를 모듈화하는 시도를 해 본다.
• 가장 처음 해야할것은 나의 일을 문서화 하는 것이다. 어떤 일을 해야하고 그 일을 할 때 어떤것을 검토해야 하며 연결해서 봐야 하는지, 그리고 그 일을 끝냈을 때 어떤 일들에 영향을 주는지 등의 전체적인 인사이트를 글로 써 본다. 인수 인계서 작성이라고 해도 무방할 정도의 작업이다. 실제로 자동화가 실현되지는 못하더라 도, 누군가에게 내 일을 체계적으로 설명이 가능한 시점이 왔을 때 비로소 내가 그 일을 다 알고 있다는 자신감도 생기는 것 같아, 새 업무 환경에 익숙해진 사람에게 꼭 추천하고 싶은 작업이다.